成都会务企业

如何在年会策划中思路清晰

POST TIME:2016-07-08 14:41 READ

    如今的年会策划从老板秘书到企业总裁,多多少少都会参与到年会的策划,只不过有些人是专门从事年会策划的工作,而有的人只是兼任这个工作而已,但不论年会策划者是哪个,一定要确认一个有经验的年会策划的相关负责人,想清楚年会策划的具体步骤、年会的时间推进点、相关人员的分工。如果思路不清楚,经验不到位,往往从年会策划的一开始,就会在大量的看法中迷失方向。在年会策划的思路理清后,最好向年会的主办方描绘一下年会策划方案的目的和最终会达到的效果,如果你们的看法相符,那么就可以做下一步的年会策划了。
一、年会地址的选择


    年会地址的选择,直接关系到年会的风格、形式、规模、预算和档次,这也是在接下来制作年会策划方案的条件基础,选择一个能让年会主办者和年会参与者都能满意的年会场所非常重要,面对众多的年会场所,应该如何选择合适的年会场所呢?改革开放后,为了突出年会的权威性,展现年会主办方的美好形象,建议企业举行重大年会最好是选择比较高端的年会场地。
    1、 列出可供选择的清单
必须制作一个年会场所清单表,清单表上需注明年会要求的所有重要条件,便于比较各个年会场所之间的优势和劣势。
2、根据清单综合考虑年会类型与场所的搭配
    比如研究和开发年会需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境;重大的奖励、表彰型年会一定要有档次,要引人入胜;对于销售展览会或者是企业的产品问世,需要选择有足够的展示空间的年会场所,而且年会现场周围的交通情况一定要保证非常方便快捷等等。
    3、亲临现场实地考察
    考察年会场地非常重要,所以相关的负责人一定要其他做好万全准备,而且还要约见年会主办方及年会场地方都能做决策的人。这样有利以后解决年会中可能会遇到的相关麻烦;此外还应该对年会策划中的重要流程和环节心中有数,特别是在参观年会场地的时候,能问到的问题越多,今后出现风险的机率就越低。
二、年会整体规划
    确定了年会举办的场地,那么年会策划的工作就可以很快的展开了,通过以下步骤,整个年会策划方案就会很快出炉了:年会策划的框架可以先拟定好,然后按照年会策划方案中现有的所有信息,先把整个年会策划流程和年会策划方案提出来,越具体越好,同时还可以开展年会策划动脑会,这个会议上,需要把专业的年会策划人士找来,也要把主要的年会策划人员叫来进行交流,在你的年会策划方案基础上,展开一系列的沟通和讨论进行落稿-再讨论-修正-再讨论,一般,从最初的年会策划书到最后落实的年会策划方案,如果年会策划人员的策划经验到位的话,最多需要经过三次讨论,就可以把年会策划方案细化到年会策划实行的层面,是否到了细化到了年会策划实行的环节上面,关键要看是否已经拟出了“年会时间进程表”“任务分工表”“物品清单”“成本分析表”这几个在年会策划方案中最为关键的实行文件。
三、会都模式
    伴随着年会策划市场的发展,许多城市由于在很多方面的优势,成为了炙手可热的年会举办目的地,新颖的城市模式产生了,就是伴随年会策划市场发展而形成的年会策划产业的聚集形式,是以年会策划为主导、拥有大规模的年会策划设施、休闲度假项目和酒店接待能力的年会策划产业聚集场所,包括达到一定规模的酒店或行政区域,按照会都影响力范围可分为国际型、国家型和区域型;按规模可分为城镇型和度假酒店型;按照规模,可以分为小型、中型、大型。会都模式,是年会产业发展到一定程度产生的,大家通常把这些发展模式分为三类:
1、旅游市场导向型:因为拥有很多的旅游胜地,从而导入了年会策划的需求,形成观光旅游型年会的聚集,包括以年会方式存在的奖励旅游和福利旅游等。
2、城市商务导向型:由大都市的商务年会市场需求拉动,产生聚集效应,形成商务接待与商务年会型会都,大部分是处于经济比较好的大都市的郊区周围。
3、资源支撑型:由特色或者稀少的资源来支撑,尤其是与休闲度假相结合的相关自然资源,如温泉、滑雪、滨海等,形成休闲度假目的地,其必需的周一至周五及淡季资源利用,形成了对年会策划市场的规模化开发,产生了会都聚集。